Werkbonnen digitaliseren? Zo gedaan met SimpleSimon!

Voer je vaak reparaties of installaties uit, dan wordt dit nu nog vaak op papier bijgehouden. Dit kan zorgen voor een enorme achterstand in verwerking van deze papieren bonnen naar klantfacturen.

SimpleSimon neemt deze taak over door de werkbonnen te digitaliseren. Gedaan met papieren werkbonnen. Niet alleen de werkbonnen worden gedigitaliseerd, ook de complete flow verloopt volledig digitaal.

Wenst u meer te weten te komen over de mogelijkheden van deze software in combinatie met uw boekhoudsysteem? Lees dan zeker even verder of neem onmiddellijk contact op.

Papieren werkbonnen hebben heel wat nadelen

Door met papieren werkbonnen te werken, ervaar je vaak heel wat nadelen. Het proces om met papieren werkbonnen te werken is zeer tijdrovend. Ze moeten handmatig ingevuld worden, ondertekend worden door de klant en vervolgens door de binnendienst of administratieve afdeling overgetypt worden om een factuur voor de klant te kunnen opmaken.

Door enerzijds de bonnen handmatig in te vullen en anderzijds deze papieren bonnen te moeten overtypen, kunnen heel wat fouten in het proces sluipen. Deze fouten zorgen voor inefficiëntie en mogelijks frustraties bij zowel de eigen medewerkers als bij de klant wanneer deze een foutieve factuur ontvangt.

Na verloop van tijd wordt een compleet papieren archief aangelegd dat heel wat plaats inneemt. Het opzoeken van gegevens in een dergelijk papieren archief is niet alleen omslachtig maar eveneens zeer tijdrovend.

Digitaliseren is daarom de oplossing.

Schakel over naar digitale werkbonnen

Door de digitale werkbonnen te introduceren, kunnen de eerder vernoemde nadelen weggewerkt worden.

• Werkbonnen kunnen vanaf nu op eender welk moment en eender waar opgemaakt worden of opgezocht worden.

• Het inplannen of herplannen van een werkbon door een verschuiving in de agenda van een technieker is onmiddellijk mogelijk en volledig transparant. Een snelle communicatie met de klant is dan ook mogelijk.

• Afgewerkte werkbonnen worden naar het backoffice systeem van SimpleSimon doorgestuurd waardoor de werkbon onmiddellijk kan gefactureerd worden. Geen dubbel werk om bonnen over te typen.

• Een overzicht van de klantafspraken die in een bepaalde periode (dag / week) gepland staan, is beschikbaar voor de medewerkers.

• Koppelen met je boekhoudpakket? Geen enkel probleem voor SimpleSimon. Zo bestaan er al heel wat koppelingen waaronder bijvoorbeeld Exact Online en Yuki.