Aankoopfacturen digitaal verwerken
Door aankoopfacturen digitaal te verwerken bespaart u niet alleen veel tijd maar eveneens veel geld. Het manueel verwerken van een aankoopfactuur kost nog steeds veel. Door deze actie te laten uitvoeren door een geautomatiseerd systeem waarbij de aankoopfacturen gedigitaliseerd worden en automatisch herkend, worden aankoopfacturen sneller geboekt en zonder manuele tussenkomst.
Meer te weten komen, lees dan zeker even verder of neem contact op.
1) Geschikt systeem om te digitaliseren
Uiteraard dient men over een geschikte applicatie te beschikken om de aankoopfacturen te kunnen digitaliseren. Een dergelijk systeem is bijvoorbeeld Blue10. Dit cloudsysteem zorgt er enerzijds voor dat papieren facturen gedigitaliseerd worden maar eveneens dat digitale facturen in hetzelfde systeem gecentraliseerd worden.
Blue10 integreert bovendien naadloos met het boekhoudpakket Exact Online maar eveneens met andere cloudpakketten.
Doordat beide type van facturen in hetzelfde systeem verwerkt worden, wordt het voor de boekhouder eenvoudiger om alle facturen vlot te verwerken.
2) Verwerking aankoopfacturen stroomlijnen
Het is belangrijk om op het moment dat de facturen ontvangen worden, deze onmiddellijk te verwerken in het systeem van Blue10. Papieren facturen laat men best niet op een stapel liggen tot het einde van de maand maar verwerkt men ook onmiddellijk.
Meer en meer zal en trachten de leveranciers te overtuigen om de aankoopfacturen niet meer per post te versturen maar digitaal naar een emailadres van de onderneming.
Om ook hier geen facturen kwijt te spelen, kan men best één mailbox voorzien waarop alle aankoopfacturen terechtkomen. Vanuit die mailbox worden de aankoopfacturen dan doorgestuurd naar het factuurverwerkingssysteem (Blue10).
3) Wie verwerkt nu deze digitale facturen?
Van zodra de aankoopfacturen in het systeem zitten, zorgt een herkenningstool ervoor dat alle gekende gegevens en herkende gegevens worden uitgelezen. Op die manier worden al snel meer dan 80% van alle facturen volledig herkend. Van de resterende 20% worden reeds heel wat velden herkend en volstaat het dat een gebruiker de ontbrekende velden aanduidt.
Door over te schakelen naar een visuele herkenning ipv een volledige manuele input, bespaart men heel wat tijd en kunnen naast het sneller verwerken van de aankoopfacturen andere activiteiten worden uitgevoerd die voor de onderneming belangrijk zijn (denk maar aan debiteurenbeheer, maandelijkse rapportage, …).
4) Digitaal, en wat met de papieren factuur?
De softwaresystemen, zoals Blue10 en Exact Online voldoen aan de regelgeving om de aankoopfacturen in hun originele formaat digitaal te bewaren en te reproduceren wanneer daarom wordt gevraagd. De papieren factuur dient men niet meer bij te houden. Facturen die per email werden ontvangen, dienen dan ook niet afgedrukt te worden om te klasseren.
Het digitale archief is voldoende om alle facturen bij te houden volgens de wettelijke termijn.
5) Niet alle medewerkers hebben toegang tot de boekhouding, is dat geen probleem?
Door een apart systeem zoals Blue10 te koppelen aan het boekhoudsysteem Exact Online, zorg je ervoor dat alleen die personen toegang hebben tot de boekhouding van Exact Online. De andere medewerkers die geen toegang nodig hebben tot de boekhouding werken volledig in Blue10 en kunnen daarin alle acties uitvoeren en alle facturen opzoeken waartoe zij toegang hebben.